Smart working: sono le grandi imprese a beneficiare di più del lavoro a distanza

Durante la fase più acuta dell’emergenza, lo smart working ha coinvolto il 97% delle grandi imprese, il 94% delle pubbliche amministrazioni italiane e il 58% delle PMI, per un totale di 6,58 milioni di lavoratori agili. A settembre 2020, tra rientri consigliati e obbligatori, difficoltà e incertezze nell’apertura delle sedi di lavoro, gli smart worker sono scesi a 5,06 milioni.

I dati arrivano dall’ultima ricerca dell’Osservatorio Smart Working della School of Management del Politecnico di Milano, che ha monitorato lo stato del lavoro da remoto dall’inizio della pandemia a oggi. Lo smart working, spiegano, è ormai entrato nella quotidianità degli italiani e destinato a rimanerci: al termine dell’emergenza si stima che i lavoratori agili, che lavoreranno almeno in parte da remoto, saranno complessivamente 5,35 milioni, di cui 1,72 milioni nelle grandi imprese, 920mila nelle PMI, 1,23 milioni nelle microimprese e 1,48 milioni nelle PA.

Il numero di lavoratori che hanno sperimentato il lavoro agile cambia a seconda della dimensione e della tipologia di organizzazione. Sono stati 2,11 milioni (il 54% dei dipendenti) nelle grandi imprese, che nel 97% dei casi hanno dato questa possibilità a una parte dei propri collaboratori. Significativa l’adozione soprattutto nei settori finance e ICT e un po’ meno nel retail e nel manifatturiero.

La novità è che sono state coinvolte professionalità prima ritenute incompatibili con questo modello di lavoro: nel 33% delle grandi imprese hanno lavorato da remoto per la prima volta gli operatori di call center, nel 21% gli addetti allo sportello hanno lavorato da casa riconvertendo una parte delle attività e comunicando digitalmente con i clienti, nel 17% è stato applicato il lavoro da remoto anche a operai specializzati digitalizzando l’accesso ai macchinari.

La presenza di iniziative di smart working prima dell’emergenza ha inciso sul numero di lavoratori da remoto: se per le imprese che avevano progetti in atto mediamente è stato pari al 59% dei dipendenti, nelle altre si è fermato al 36%.

Il ricorso al lavoro da casa forzato ha rivelato però la fragilità tecnologica delle organizzazioni, anche delle imprese più grandi e strutturate. Il 69% di queste ha dovuto aumentare la disponibilità di pc portatili e altri strumenti hardware, il 65% di sistemi per accedere da remoto e in sicurezza agli applicativi aziendali e il 45% di strumenti per la collaborazione e comunicazione. Il 50% delle PMI ha dovuto sospendere l’attività e non si è quindi attivata sulle tecnologie.

Le aziende che hanno aumentato la dotazione tecnologica hanno puntato invece su strumenti hardware (15%), su software per la collaborazione a distanza (14%), su sistemi per l’accesso sicuro ai dati da remoto (14%) o ha incoraggiato l’uso dei dispositivi personali (14%).

Le modalità di lavoro sperimentate durante l’emergenza, in realtà, sono state per certi versi più vicine al telelavoro che a un vero smart working, con problemi soprattutto sul fronte della conciliazione tra vita privata e lavorativa. Ma si registrano anche grandi benefici.

Nonostante queste forzature e difficoltà, infatti, le organizzazioni riconoscono anche evidenti vantaggi. Nelle grandi imprese sono migliorate le digital skills dei dipendenti (71%), sono stati accantonati pregiudizi sul lavoro agile (65%), ripensati i processi aziendali (59%) ed è aumentata la consapevolezza sulla capacità di resilienza della propria organizzazione (60%).

Analizzando l’impatto sull’insieme dei lavoratori, la grande maggioranza degli smart worker rileva un effetto positivo del lavoro da remoto sulle performance dell’organizzazione: il 73% ritiene buona o ottima la propria concentrazione nelle attività lavorative, per il 76% è aumentata l’efficacia, per il 72% l’efficienza e per il 65% ha portato innovazione nel lavoro.

Con la fine del lockdown e l’inizio della fase 2 della gestione dell’emergenza le aziende hanno gradualmente iniziato a riaprire gli uffici, riadattando spazi e orari per mantenere il distanziamento, integrando il lavoro in sede con il lavoro da remoto.

Il 72% delle grandi aziende ha lasciato autonomia riguardo al numero di giornate di lavoro agile, ma con procedure per non superare il limite di persone imposto dalla necessità di distanziamento. Questa esigenza in particolare ha portato a interventi sugli ambienti di lavoro, come postazioni più distanziate o separate o la chiusura di alcune aree della sede. Per evitare assembramenti sono stati rimodulati gli orari di ingresso e uscita.

Solo una minoranza di PMI, però, ha previsto azioni per il rientro in ufficio. Il 24% ha introdotto regole o linee guida sull’utilizzo degli ambienti, il 23% segnaletica o cartellonistica per orientare i flussi di persone e per la promozione di comportamenti sicuri, il 21% ha concesso maggiore flessibilità in entrata e in uscita e ha definito un piano di rientro dei lavoratori, il 15% ha modificato l’ambiente di lavoro.

Le organizzazioni ora, spiegano dall’Osservatorio, si stanno attrezzando per tradurre le nuove abitudini e aspettative dei lavoratori in un nuovo approccio al lavoro. Una grande impresa su due interverrà sugli spazi fisici al termine dell’emergenza (51%), differenziandoli (29%), ampliandoli (12%) o riducendoli (10%); il 38% non prevede riprogettazioni ma cambierà le modalità d’uso; solo l’11% tornerà a lavorare come prima.

Il 36% delle grandi imprese modificherà i progetti di smart working in corso e digitalizzerà i processi. Ben il 70% di chi ha un progetto di lavoro agile aumenterà le giornate in cui è possibile lavorare da remoto, passando da un solo giorno alla settimana prima della pandemia a una media di 2,7 giornate a emergenza conclusa. Il 65% coinvolgerà più persone nelle iniziative, il 42% includerà profili prima esclusi, il 17% agirà sull’orario di lavoro.

“L’emergenza COVID-19 ha accelerato una trasformazione del modello di organizzazione del lavoro che in tempi normali avrebbe richiesto anni, dimostrando che lo smart working può riguardare una platea potenzialmente molto ampia di lavoratori, a patto di digitalizzare i processi e dotare il personale di strumenti e competenze adeguate”, afferma Mariano Corso, Responsabile scientifico dell’Osservatorio Smart Working. “Ora è necessario ripensare il lavoro per non disperdere l’esperienza di questi mesi e per passare al vero e proprio smart working, che deve prevedere maggiore flessibilità e autonomia nella scelta di luogo e orario di lavoro, elementi fondamentali a spingere una maggiore responsabilizzazione sui risultati”.